روش نوشتن نامه تجاري انگليسي به يك شركت يا فرد
اصولي كه بايد در نظر داشته باشيد
۱- نامه هاي تجاري متفاوت هستند
اين نوع مكاتبات معمولاً با مكاتبات علوم انساني، علوم اجتماعي يا ساير رشته هاي دانشگاهي كاملاً متفاوت هستند. مكاتبات تجاري بايد واضح و مختصر باشند نه تحريك آميز يا خلاق و ويژگي ها و حقايق را مورد تأكيد قرار دهد. البته اين تمايز باعث نمي شود كه مكاتبات تجاري برتر يا پايين تر از سبك هاي ديگر باشد. بلكه هدف و ملاحظات منحصر به فرد آنها را منعكس مي كند.
هنگام نوشتن يك سند شغلي، بايد فرض كنيد مخاطبان شما مدت زمان محدودي براي خواندن آن دارند. خوانندگان شما به آنچه مي گوييد علاقه دارند زيرا نوشته هاي شما بر دنياي كاري آنها تأثير مي گذارد. آنها مي خواهند “حرف آخر” شما را بشنوند.
حتما بخوانيد: آموزش نوشتن اصولي نامه و ايميل به زبان انگليسي (رسمي و غيررسمي با مثال)
مكاتبات تجاري با شيوه مكالمه اي كه اغلب در پيام هاي ايميل مشاهده مي شود متفاوت هستند و به سبك رسمي تر و قانوني كه در قراردادها وجود دارد نوشته مي شوند. سبكي بين اين دو روش براي اكثر متن ها، ايميل ها و نامه ها مناسب است. لحن بيش از حد رسمي مي تواند به خوانندگان حس عدم نزديكي را القا كند، و لحن بيش از حد صميمي نيز ممكن است ناشايست يا غيرحرفه اي به نظر برسد. در نامه هاي تجاري، مانند همه نوشتارها، بايد مخاطب خود را بشناسيد.
در بيشتر موارد، نامه شما اولين تاثيري است كه روي شخصي مقابل ايجاد مي كنيد. اگرچه مكاتبات تجاري با گذشت زمان رسميت كمتري پيدا كرده اند، اما همواره بايد توجه داشته باشيد كه محتواي نامه شما واضح باشد و با دقت نوشته شود.
۲- ضماير و فعل هاي معلوم در مقابل مجهول
ضماير شخصي (مثل من، ما و شما) در نامه ها و مكاتبات مهم هستند. در چنين اسنادي بهتر است خودتان را به عنوان من و خواننده را به عنوان شما خطاب كنيد. در نامه هايي كه از طرف يك شركت نوشته مي شوند بايد از ضمير ما استفاده شود، و در اين حالت شركت به آنچه شما نوشته ايد متعهد مي شود. در اظهار نظرها، از من و در زمان ارائه خط مشي شركت، از ما استفاده كنيد.
بهترين نويسندگان تلاش مي كنند به سبكي دست پيدا كنند كه كاملاً واضح باشد و پيام هاي آنها را به درستي انتقال دهد. يك راه مناسب براي دستيابي به يك سبك نوشتاري واضح، به حداقل رساندن استفاده از افعال مجهول است. اگرچه گاهي اوقات استفاده از افعال مجهول ضروري است، اما در اكثر موارد خواننده را كسل مي كند و مبهم يا بيش از حد غير شخصي به نظر مي رسد. در اينجا مثالي از دو جمله معلوم و مجهول آورده شده است:
جمله مجهول:
“The net benefits of subsidiary divestiture were grossly overestimated.” “سود خالص واگذاري شركتهاي فرعي بيش از حد تخمين زده شده بود.”
[چه كسي سود را بيش از حد ارزيابي كرده است؟]
جمله معلوم:
Active voice: The Global Finance Team grossly overestimated the net benefits of subsidiary divestiture. تيم مالي جهاني سود خالص واگذاري شركتهاي فرعي را بيش از حد ارزيابي كرد.
مشخص است كه جمله دوم واضح تر است و ترجيح داده مي شود.
البته، در هر قاعده استثنائاتي نيز وجود دارد. اگر شما رئيس تيم مالي جهاني باشيد چه مي كنيد؟ ممكن است بخواهيد پيام خود را بدون جلب توجه بيش از حد به اين واقعيت كه مسئوليت اين خطا به عهده تيم شما بوده است منتقل كنيد. جملات مجهول به شما اجازه مي دهند تا روي هر نقطه اي كه مي خواهيد تمركز كنيد- اما بايد از آنها كمتر استفاده كنيد.
۳- تمركز و ويژگي ها
نامه هاي تجاري بايد واضح و مختصر باشند. اما بايد مواظب باشيد كه سند شما به مجموعه اي از جملات كوتاه بي معني و ناموزون تبديل نشود. اين نكته را هم بخاطر داشته باشيد كه “مختصر” به معناي “رك” نيست – شما بايد به لحن خود و مخاطبي كه براي او مي نويسيد فكر كنيد. مثالهاي زير را در نظر بگيريد:
پس از بررسي دقيق طرح پيشنهادي شما، تصميم گرفتيم پروژه هاي ديگر را در اين سه ماهه در اولويت قرار دهيم.
هيچ كس به ايده پروژه شما علاقه ندارد، بنابراين ما نمي خواهيم بودجه لازم را به شما ارائه دهيم.
حتما بخوانيد: نكات بسيار مهم براي ايميل كردن رزومه انگليسي براي دانشگاهها يا شركتها
جمله اول يك نسخه ضعيف تر است و بر واقعيت هايي كه به طور مستقيم به نكته آن ربطي ندارند تمركز مي كند. جمله دوم اطلاعات را به روشي ساده و مستقيم ارائه مي دهد. اما كاملا مشخص است كه عبارت اول ديپلماتيك تر و محترامانه تر است (با اينكه جكله دوم مختصرتر است) و در مقايسه جمله دوم كمي خشن است و احتمالاً باعث تحريك واكنش منفي خواهد شد.
براي مطالعه ادامه مطلب كليك كنيد....
برچسب: ،
ادامه مطلب